Aujourd'hui, selon la réglémentation en vigueur, la conservation des documents professionnels est une obligation, au vu des avantages et enjeux juridique et économique qu'elle possède. La problématique essentielle est: comment s'y prendre pour plus d'efficacité?
Méthodologie d'archivage
L'archivage des documents professionnels se déroule en 4 étapes importantes. Lisez attentivement pour en savoir plus sur chacune de ces étapes. La première étape est celle d'identification et d'authentification. Elle est capitale pour la suite, mais très chronophage si vous n'êtes pas méthodique et organisé. Pour que le traitement, le classement et le rangement des documents soient faciles, il faut d'abord prendre la peine de les trier selon qu'il existe des couriers, des papiers administratifs, des factures et autres. Deuxièmement, les documents doivent être stockés, d'où l'intérêt de disposer d'un bon espace de stockage. Troisièmement, il faut faire une conservation de telle sorte que les documents archivés soient consultables à tout moment. La dernière phase est celle d'élimination des documents inutiles et l'archivage de ceux entrant dans le patrimoine et la mémoire de l'entreprise.
Plan à suivre
Pour mieux archiver vos documents, il vous faut une feuille de route. C'est un plan contenant 4 étapes-clé. D'abord, il faut recenser les familles de document à gérer. Ensuite, à partir des annuels de progression, il faut procéder à l'évaluation des volumes à traiter. Après, il est important de déterminer pour chaque type de document la durée de conservation légale. Enfin, l'évaluation des fréquences de consultation est importante pour garantir un accès facile aux archives en cas de besoin.
Outils de classement et de rangement
Il existe aujourd'hui des équipements spécialement réservés à l'archivage: il s'agit des classeurs, pochettes, chemise-dossier, reliures, plastifications, caisses d'archive, boîtes de rangement, étagères, meubles de stockage et de rendement. N'oubliez pas de faire régulièrement votre archivage, car cela vous permet de gagner de temps.
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